【2019年】業務改善ツール 生産性を向上させるテクノロジー

【2019年】業務改善ツール 生産性を向上させるテクノロジー

労働人口が減少する中、「生産性の向上」が叫ばれています。その中で、人事を尽くし、社員個人としては全力で働いていることでしょう。しかし、生産性を上げるということは、“精神論”や“畳の上の水練”ではありません。テクノロジーが進歩した現代では、ITツールを活用した効率化に勝る術はないでしょう。ツールを活用した業務改善は社員個人だけでなく、チームを加速させ、生まれた余剰労働力を新しい事業へ投入することが可能です。

コミュニケーションツール

上司への報告は必ず電話か直接、または逐一、文章に起こしていては本業がおろそかになり業務の効率が非常に悪くなります。社風や会社の風土があるでしょうが、コミュニケーションツールでどこにいても文字のやり取りができれば、ストレスを大きく軽減でき業務スピードをアップさせられます。

chatworks

一言で言えば、「クラウドで話せる会議室」です。チャット(個人・グループ)はもちろんのこと、音声や動画でのやり取りもできるので、社員がどこにいても情報を共有できます。また、タスクやファイル共有機能があるので、高額な設備投資をして社内オリジナルのシステムを組み込む手間をなくせます。スマホ用アプリ(マルチデバイス機能付き)もあります。

Chatwork | ビジネスコミュニケーションをこれ一つで
Chatworkはメール、電話、会議・訪問など仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャットです。

電子決済ツール

社員同士のコミュニケーションがストレスフリー、時間短縮になっても稟議や決済が多いという企業も多いでしょう。そのさいは、設定したフローによって承認を行ってくれるツールが大変便利です。

DocGear Cabinet

稟議申請や決済業務を電子化できます。自動で申請から承認、そして設定した役員などに回覧が届き、保管できるシステムです。決済処理の多い日本証券金融株式会社、大阪証券金融株式会社などに導入されています。また、Word、Excelなど既存のビジネスソフトをそのまま帳票として使える特徴があります。

ワークフロー&文書管理アプリケーション – DocGear3
パソコン決裁7に手軽にワークフロー機能と文書管理機能を追加するアプリケーションです。

名刺管理ツール

毎日のように増えてくれる名刺。後から特定の人を名刺入れから一枚一枚探すのは相当な苦労です。時間も無駄です。そんな名刺の多さに煩雑になってしまっていたら、名刺管理ツールが助けになります。

Eight

スマホやタブレットなどで写真を取るだけで、名刺をデータ化してくれるスマホアプリです。アプリ内に取り込んだ名刺の情報を一覧化してくれるツールです。企業ごと、50音順、登録した日付順など自分のお好みでまとめられます。また、「企業向けプレミアム」に加入すれば社員間で名刺を共有でき、引き継ぎも簡単です。営業の幅も広がるでしょう。共有した名刺情報をCSVでダウンロードして一括で年賀状を送ることも可能です。

タスク管理ツール

日々の業務を細かいところまで全て頭に把握するのは難しいでしょう。

手帳に大まかなことは書けても、Excelでまとめていてもタスク(業務・課題)の工程が増えてくれば、漏れを防ぐのには限界があります。そんなときに便利なのが、タスクを可視化する管理ツールです。

Trello

クラウド型(インターネットに接続して使う)のタスク管理ツールです。とても使いやすいので、初めて管理ツールを使う人におすすめです。ボタン一つでタスクカードやリストを作れ、進捗に応じてカードを移動させるだけです。工程が多くて嫌になりそうになっても、タスクが段々と減っていくのが視覚でハッキリと分かるので励みになります。シンプルで使いやすいツールとして人気です。

Trello for Windows 10
窓10のためのトレッロ付きかんばんプランニング

PDF編集ツール

近年の主流になった「PDF形式」のファイル。しかし、WordやExcelのように編集できません。読んで、印刷するだけです。自分用に改良や新しい情報を追加したい場合に使えるのがPDF編集ツールです。

PDF-XChange Viewer

有料版ですが、PDFの編集が可能なツールです。文字の追加や削除などが行え、サーバーにアップロードすれば、印刷の手間が省けます。企業間のやり取りでは、改善をPDFに修正を入れ、アップロードすれば時間短縮や業務の効率化がはかれます。

窓の杜
PDF-XChange Viewerのダウンロード

情報収集ツール

ビジネスパーソンとして忙しい日々を過ごしながら、社会情勢にも詳しくないといろいろな場所で話しができないものです。しかし、情報が一瞬で世界を駆け巡る昨今、膨大な情報を取捨選択するのは容易ではありません。

NewsPicks

情報やニュースをまとめた情報系アプリは山ほどありますが、その中でも良質な経済やビジネス、ITなど幅広い記事を厳選して集めたツール(アプリ・ブラウザー版)です。忙しい社会人でも、電車の移動中やちょっとした時間に閲覧をして社会情勢に詳しくなれます。また、インターネットの掲示板のように記事に対してコメントを書き込める機能があります。さまざまな立場の人たちの意見が参考になります。

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